La gestione dei dati personali in Cloud aiuta le imprese: amministra la Privacy e conserva la documentazione

Fonte: 123rf

La gestione dei Trattamenti dei dati personali (comunemente identificata come Privacy) è l’aspetto più importante per le imprese.

Questo momento storico lo impone: la digitalizzazione corre veloce e i dati personali vengono accumulati dalle aziende, spesso senza cognizione di causa. Nonostante sia così importante, questa attività viene ancora sottovalutata invece di essere considerata come fonte di ricchezza e di nuove opportunità. Però non basta nemmeno che l’imprenditore se ne accorga. Per far fruttare questo tesoro prezioso l’azienda deve essere consigliata da professionisti del settore.

Il Sistema di Gestione della Privacy: una grande opportunità da sfruttare

Ebbene sì, archiviare i dati personali in modo sicuro e legale non è solo un fastidioso impegno burocratico, ma un vantaggio competitivo da fare fruttare per incrementare e fidelizzare i clienti e crescere.

Ma, nella pratica, cosa si può fare con i dati personali di un cliente (o anche di un collaboratore)? Perché rappresentano un’opportunità?

Le possibilità sono infinite. Basti pensare a mero titolo esemplificativo ai messaggi pubblicitari, costruiti su misura per un target specifico, capaci di determinarne le scelte di acquisto. Pensiamo al sondaggio, al questionario di gradimento o alla personalizzazione di prodotti e servizi, operazioni possibili solo grazie ad un’efficace raccolta ed un efficiente Sistema di Gestione della Privacy.

Naturalmente, quando si parla di trattamento dei dati personali non si può ignorare il GDPR, il Regolamento generale sulla protezione dei dati. Ogni azienda deve adeguarsi al Regolamento Europeo senza improvvisare o sottovalutare le proprie necessità e gli strumenti a disposizione. Il rischio non è tanto l’essere pesantemente multati ma soprattutto quello di compromettere la reputazione della propria impresa.

Partiamo da un dato di fatto: il Titolare non può conoscere alla perfezione la materia, anche perché il Sistema di Gestione della Privacy è molto complesso. Non è possibile risolvere la questione affidandosi a Software automatici, che completino le procedure in “due clic” o copiare i documenti relativi al Trattamento da altre piattaforme.

Bisogna, quindi, affidarsi a professionisti specializzati nella protezione dei trattamenti di dati personali (Manager Privacy).

Grazie all’intervento di un professionista esperto, il Titolare riesce a prendere le corrette decisioni e a non subirle più da altri.

Alla luce di ciò, occorre affidarsi a un’impresa in grado di offrire sia una consulenza personalizzata, sia gli strumenti adeguati a gestire la Privacy.

Tra le diverse realtà presenti in Italia, quella che risponde efficacemente ad entrambe le esigenze è OASI informatica s.a.s. (detta OASI), con sede a Torino. La società dal 2003 si occupa della protezione dei dati personali in modo professionale.

Nelle prime fasi di contatto con il cliente, OASI informatica s.a.s. studia le caratteristiche dell’azienda e le attività da essa svolte, analizzando tutti i documenti a disposizione, come:

l’atto costitutivo, per comprendere l’attività principale e le persone fisiche identificate come Titolare del trattamento per conto dell’impresa;

la copertura assicurativa di tutti gli attori della Privacy, in modo da comprendere come e quanto è protetta l’impresa e chi, a livello direzionale, ne faccia parte;

la situazione corrente dell’impresa, poiché il Titolare deve essere a conoscenza della gestione dei trattamenti e dei rischi che corre (mantenere la situazione in essere programmando futuri miglioramenti per minimizzare le problematiche riscontrate);

la documentazione Privacy che viene utilizzata al momento dall’azienda.

Successivamente, OASI informatica s.a.s. consiglierà il Titolare di:

programmare periodicamente Audit e corsi di formazione agli incaricati;

valutare e modificare i trattamenti di dati personali più a rischio e che abbiano un possibile impatto negativo sulle libertà e diritti degli interessati;

rendere più chiare le informazioni della propria Privacy, sia all’esterno nei confronti dei clienti sia all’interno nei confronti del personale e dei collaboratori. Ciò avviene tramite una revisione di tutta la documentazione Privacy (informativa, contratti, siti Internet, Social, intestazione e-mail, presentazioni, biglietti da visita, procedure interne, ecc.);

sensibilizzare l’impresa per la cura e protezione dei dati personali in ogni situazione in cui sono coinvolti, anche nei nuovi progetti.

Un lavoro di questo tipo, che può sembrare macchinoso e dispendioso, è in realtà uno dei migliori investimenti che un imprenditore possa fare per la sua azienda. Pone le basi per costruire azioni di Marketing e vendita nel pieno rispetto della Legge e soprattutto dei diretti interessati, che saranno sempre informati sulle modalità con cui vengono utilizzate le proprie informazioni personali.

Dopo aver risolto le criticità ed aver improntato il sistema di lavoro, si potrà quindi continuare a operare sulla stessa linea con i nuovi progetti e studiare anche le politiche per offrire benefici ai propri clienti in cambio dei consensi.

Quali benefici? Si può creare un sistema di sconti e/o omaggi in base alle scelte d’acquisto del cliente, oppure sorprenderlo con un regalo nel giorno del suo compleanno, proporre un prodotto complementare a quello appena acquistato, naturalmente con un forte ribasso del prezzo.

Insomma, i dati sono una miniera d’oro, occorre gestirli e usarli correttamente per conquistare sempre più consumatori, emulando le strategie delle imprese di successo in tutto il mondo.

Privacy: quali dati tutelare in azienda

Molti imprenditori pensano che sia più importante proteggere i dati dei clienti piuttosto che quelli dei collaboratori. In realtà, l’impresa deve tutelare qualunque informazione appartenente a persone fisiche con cui si è interagito.

Ovviamente, alcuni trattamenti sono più a rischio e vulnerabili. Bisogna, quindi, prevedere eventuali Data Breach (violazione di dati) ed evitarli. Atti illegittimi di questo tipo non ledono solo l’economia dell’azienda, ma anche la sua reputazione. La violazione di dati, infatti, provoca una fuga di clienti, anche di quelli più affezionati.

OASI informatica s.a.s., dispone altresì del servizio PrivacyWEB, mirato alla corretta gestione della Privacy e ad eventuali Data Breach.

PrivacyWEB: il portale Privacy su misura per le imprese

Unitamente, quindi, alla consulenza professionale e personalizzata, OASI informatica s.a.s. propone anche un servizio ideale per gestire tutti gli aspetti legati alla Privacy.

Il servizio PrivacyWEB consente all’imprenditore Titolare del trattamento di:

fornire tutte le informazioni sul Trattamento ovvero a mero titolo esemplificativo e non esaustivo: l’informativa e l’esercizio dei diritti dell’interessato;

permettere agli interessati, la gestione dei loro consensi;

ottenere la funzionalità multilingue e consentire l’internazionalizzazione, risultando così conforme al GDPR nonché ai regolamenti Privacy extra europei: CCPA della California al PIPEDA del Canada, PDP dell’Argentina e così via;

offrire un metodo immediato per gestire e comunicare il Data Breach agli interessati;

disporre di appositi moduli per gestire correttamente tutti i servizi aziendali collegati ai trattamenti, come ad esempio l’iscrizione e la revoca delle Newsletter, ma anche il Registro Presenze adeguato al Covid-19;

mostrare agli autorizzati, ad ogni loro accesso, la lettera d’incarico: in cui vengono indicati i compiti che il Titolare ha dato e che gli stessi debbono seguire scrupolosamente per non incorrere in sanzioni o in altri problemi;

Infine PrivacyWEB è un servizio in Cloud di OASI, che risiede in Europa e gestito dall’Italia, a quale si può però accedere ovunque in modo veloce e sicuro.

Ispezioni del Garante della Privacy? Nessun problema grazie al servizio denominato RT di OASI

Infatti proprio OASI informatica s.a.s., grazie alla lunga esperienza nel settore, ha pensato anche ad un altro fondamentale dettaglio, forse il più temuto da parte degli imprenditori: le ispezioni da parte del Garante della Privacy.

In RT (abbreviazione del Registro dell’attività di Trattamento) l’impresa può scoprire il miglior alleato per ritrovare la serenità. Questo innovativo servizio permette di conservare in modo affidabile la documentazione aggiornata riguardante i trattamenti di dati personali dell’impresa.

L’accesso avviene, anche in questo caso, in Cloud (sempre collocato in Europa con gestione in Italia), tramite credenziali fornite da OASI informatica s.a.s. e decise dal proprietario di RT. Tuttavia tale documentazione non serve solo in caso di ispezioni ma anche come punto di riferimento anche per altre figure come il DPO (Data Protection Officer) o il Responsabile del trattamento.

Il servizio RT fornisce anche un timbro su ogni pagina dei documenti in formato PDF caricati da OASI sotto la supervisione del proprietario di RT. Il timbro è utile per leggere la data dell’ultimo aggiornamento ed avere, quindi, la sicurezza di consultare sempre l’ultima versione del documento.

Infine, è disponibile, per ogni trattamento, un diario di bordo dal quale consultare le attività svolte e programmate.

Insomma, come abbiamo visto il Sistema di Gestione della Privacy in Cloud racchiude numerose opportunità per l’azienda che, avvalendosi di un Partner competente, può finalmente trasformare ogni informazione personale in un’opportunità di crescita.